Projekt VVV

Verkställande av Virtuella Verktyg

Projektplan - sammanfattning

Bakgrund

Datorer och mobiltelefoner revolutionerade sättet att arbeta på, men moderna kommunikationssätt (IT) ger möjlighet för organisationer att hantera information på ett helt nytt sätt. IT har länge varit en viktig funktion inom näringslivet, som snabbt anammat de nya verktygen medan det i många kommunala instanser fortfarande är e-post och telefon som dominerar och ibland även de enda digitala medierna för informationsutbyte.

Möjligheter

 Med nya verktyg kan t.ex. möten ordnas och inbjudningar skickas ut i realtid oavsett plats, dokument redigeras online samtidigt av flera användare, blanketter fyllas i via nätet och all information går direkt in i databaser efter godkännande. Att arbeta virtuellt från första steget till det sista (lagring) ger inbesparingar, medan övergångar mellan det virtuella och det traditionella pappersarbetet kräver mycket resurser. Verktyg kan vara baserade på öppen källkod, sk. moln-tjänster (t.ex. Google Apps) eller utvecklade av KuntaIT.

Syfte

Syftet med projektet är att implementera nya virtuella verktyg i offentlig verksamhet för att nå inbesparingar i arbetstid, väntetid, papper, energikonsumtion och fysiskt lagringsutrymme. På så vis kan kunden även bli en aktivare del i servicekedjan.

Åtgärder

 Verkställa ibruktagandet av virtuella verktyg i en kommunal verksamhetsmiljö. Söka upp olika alternativa IT-verktyg, utvärdera dem och implementera de bästa i Närpes stads verksamhet samt introducera personalen för de nya verktygen samt utvärdera resultaten. Efter projektperioden kan lösningarna erbjudas andra kommuner/organisationer. Lokal support ska ingå i paketet

Målsättningar 

Närpes stads
administration förväntas ha nya IT-verktyg för åtminstone e-post, dokument och möteshanteringar som minskar resursbehovet samt en plan för införande av virtuella blanketter och andra virtuella funktioner och verktyg som riktar sig utåt mot användarna dvs kommuninvånare och företag. Resultaten förväntas ge upphov till intresse av liknande lösningar i andra motsvarande organisationer.

Tid

1.10.2010 - 30.9.2012

Finansiering

Närpes stad 30%

Österbottens förbund (ERUF) 70%